LIBROS CONTABLES

OBJETIVOS
a- reforzar el conocimiento
b- Identificar los pasos en la contabilización de las operaciones comerciales
c- Desarrollar habilidades en los registros contables
d- Reconocer la globalización contable en forma secuencial
e- Afianzar los conocimientos en los registros contables.
f- Cuadrar los libros principales y auxiliares
g- Elaborar balances del mayor y de los auxiliares


La empresa paisitortas Ltda., propiedad de…. Para iniciar operaciones tiene:

En efectivo $ 50.000
Bancos:
De Santander $5.800.000

Inventario de mercancías

15 tortas sabor chocolate, referencia 32 A $ 20.000 C/U

24 postres sabor fresa referencia 55C A $ 3.000 C/U

32 tortas tamaño pequeño sabor vainilla, referencia 18G (algo para guardería) a $ 5.000 c/u


Muebles y enseres:

1 horno marca HACEB tamaño grande Referencia Nº. 1076 avaluado en $3.500.000

1 refrigerador marca LG tamaño grande Referencia Nº. 2066 avaluado en $1.000.000

1 escritorio de madera para reuniones y otras cosas referentes a la empresa, referencia N°.3098 evaluado en $ 46.000

9 sillas de plástico rimax, referencia Nº. 3209 avaluadas en $10.000 c/u

1 vitrina de vidrio para exhibición referencia N° 5467 avaluada en $100.000 c/u

Cuentas por pagar:

A la Distribuidora el repostero el repostero $ 200.000 y a vitrinas el mocho S.A $ 50.000

INVENTARIOS Y BALANCES

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

LIBRO DIARIO COLUMNARIO

MAYOR Y BALANCES

ARCHIVISTICA

El archivos es importante para la administración ya que permite toma de decisiones y Fuentes de historia.

Gestión documental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes ala planificación y buen manejo de los archivos para que estos se co0nserven (Art. 3. ley 594 de 2000).

Esto con el fin de que haya transparencia en la gestión administrativa.

Debe de haber un equipo que dirija y se responsabilice de la documentación.

PDG-programa de gestión documental

Se compone de consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivistito.
Se basa en la adopción de tablas de retención documental, seguimiento, identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus flujos de información.

Proceso de producción de documentos:

1-Creación y diseño de documentos: se basa en métodos de impresión y selección de soportes documentales.

2-Normalización de la producción documental: Formatos impresos y numerote copias de los archivos.

Proceso de recepción:

1-Radicación: Procedimiento en el que se le asigna un numero a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia, fecha y hora.

2-Registro: Procedimiento en el que las entidades ingresan en subsistemas, se caracteriza por datos anexos.


Proceso de distribución:

1-Distribución de documentos recibidos: consiste en registrar la llegada del documento identificación de dependencias.

2-Distribución de documentos internos: Identificación de dependencias, enrutamiento de documentos a dependencia.

3-Distribución de documentos enviados: Definición de medios de distribución, fax, correo, etc.


Proceso de tramite:

1-Recepción de solicitud o tramite: Diligenciamiento de platilla de control y ruta de tramite.

2-Respuesta: Preparación y proyección de respuesta.


Proceso de organización:

1-clasificación documental: Aplicación del atabla de retención y/o valoración de la dependencia.
Conformación de series y subseries de documentos.

2-ordenación documental: Crear y cerrar expedientes, organización de series documentales, foliación.

3-Descripción documental: Análisis de información y extracción de contenidos.


Los documentos son importantes por que permiten comunicación humana.
Son medio valioso de información, son comprobantes es decir sirven de constancia.






CLASES DE DOCUMENTOS

-Sustantivos: se derivan de las funciones específicas de la entidad.

-Facilitativos: Son documentos comunes a todas las instituciones.


Ciclo vital de los documentos

• Primera edad: planificación
  
• Segunda edad: vigencia
  
• Tercera edad: fase permanente
  

VALORACION
Permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada fase de archivo.

Primarios

-administrativo

-Legal
-Fiscal
-contable
-Técnico

secundarios:

-historia

-cultura

-ciencia

-investigacion

Podemos llevar el manejo de nuestros archivos mediante:

Cuadro de clasificacion documental

Registro en el formato de inventario